AMC Congresorganisatie

AMC Congresorganisatie is gespecialiseerd in de realisatie van bijeenkomsten op het gebied van gezondheidszorg en (bio)medische wetenschappen. Deze bijeenkomsten worden zowel binnen als buiten het AMC georganiseerd en lopen uiteen van hoogwaardige, specialistische symposia tot grote medische (internationale) congressen. Ook bij uw hybride en online bijeenkomsten ondersteunen wij u graag.

Een deskundig team van tien vaste medewerkers biedt zijn opdrachtgevers een full service organisatie, waaronder de opstelling van een budget, financieel management, vervaardiging van een marketing- en communicatieplan, logistieke organisatie (locatie, audiovisuele middelen, catering), productie van drukwerk en mailingen, online registratie (inclusief beveiligde betaling), on-line abstractverwerking en -beoordeling, coördinatie wetenschappelijk programma, organisatie van tentoonstellingen en on-site management. AMC Congresorganisatie voert ook deelopdrachten uit. Door de nauwe band met het AMC heeft de congresorganisatie korte communicatielijnen met vooraanstaande medici, (onderzoeks-)instituten en medisch gerelateerde bedrijven uit de hele wereld.

AMC Congresorganisatie kenmerkt zich door een gedreven en flexibele opstelling: elke opdracht is maatwerk!

Contact

Postadres

Postbus 23213
1100 DS Amsterdam

Bezoekadres

Hogeschool van Amsterdam
Tafelbergweg 51
3e Etage, vleugel C
1105 BD Amsterdam

Routebeschrijving

Aanmelden

Er zijn op dit moment geen congressen, waarvoor kan worden aangemeld.

Diensten

AMC Congresorganisatie biedt een volledige service en ondersteuning bij medische kennisoverdracht, in de vorm van congressen, conferenties, nascholingen, symposia en tentoonstellingen. We ondersteunen u onder andere bij:

Financieel Management
  • Opstellen en bewaken budget
  • Financiële administratie
  • Afhandelen betalingen (iDeal, factuur, credit card)
  • Advies en verzorgen aanvraag Voorfinancierings- en Garantiefonds (VGF)
Reis en verblijf congresdeelnemers
  • Boeken van hotelkamers in de gewenste klassen via een hotel reserveringsbureau
  • Coördinatie van de hotelkeuzes
  • Afhandeling van de gemaakte hotelreserveringen door een hotel reserveringsbureau
  • Regelen van vliegreis via reisbureau
Onsite Management
  • Opstellen van een draaiboek
  • Coördinatie opbouw, inrichting en regie uitvoering
  • Ontvangst deelnemers en sprekers
  • Onsite registratie en betalingen
  • Begeleiding sprekers en sponsoren
  • Centraal aanspreekpunt
  • Verzorgen van catering
  • Regelen benodigde audiovisuele middelen
  • Inhuren beveiliging
  • Regelen van vervoer
Marketing en promotie
  • Begeleiding ontwerp, tekstredactie en (digitaal) drukwerk van communicatie-uitingen zoals uitnodigingen, advertenties, posters, brochures, programmaboek en abstractboek
  • Vervaardigen van een projectwebsite en/of congress app
  • Aanmaken persoonlijk project emailaccount
  • Advisering stemsystemen en andere innovatieve interactieve werkvormen
  • Inzet social media (Instagram, Twitter, LinkedIn, Facebook)
  • Publicatie in congreskalenders
  • Persberichten en -contacten
Deelnemersregistratie
  • Gepersonaliseerde uitnodigingen en mailingen versturen naar doelgroep
  • Betrouwbare online betaalmogelijkheden
  • Verzorgen VISA Invitation Letters
  • Beantwoorden van vragen van deelnemers; mailbox op naam project
  • Afhandelen betalingen (iDeal, factuur, creditcard)
  • Online inzage in aantal deelnemers voor opdrachtgever
  • Produceren en leveren van badges, certificaten en deelnemerslijsten
  • Beheer van data volgens privacywetgeving (AVG)
Accreditatie
  • Advies over het aanvragen van accreditatie
  • Regelen van aanvraag en betaling
  • Verwerking van accreditatiepunten in GAIA, de Gemeenschappelijke Accreditatie Internet Applicatie
  • Uitreiking van (digitaal) certificaat
Abstract Handling
  • Opzet en coördinatie indienen abstracts
  • (Online) verzamelen, beoordelen en verwerken van abstracts
  • Berichtgeving naar indieners
  • Logistieke organisatie postersessie
  • Productie programmaboek, abstractboek en/of digitaal alternatief
Aanvragen offerte en werkwijze

Op basis van een intakegesprek ontvangt u een offerte. Na akkoord hierop, volgen de volgende acties:

  • Eerste inventarisatiegesprek en programmaopzet
  • Opzetten begroting
  • Opzetten planning
  • Overleg met organisatiecommissie
  • Uitvoering bijeenkomst
  • Afhandeling/eindafrekening
  • Evaluatie
Sponsoring en expositie
  • Opstellen van sponsormogelijkheden
  • Toepassen van geldende wet- en regelgeving, zoals CGR en GMH
  • Mailing potentiële sponsoren
  • Coördinatie gesponsorde onderdelen (advertenties, congrestassen, lanyards etc.)
  • Verkoop en indeling stands
  • Ontwerp expositieplattegrond
  • Vervaardigen manual m.b.t. technische informatie omtrent standbouw, aanleveren, opbouw, inrichting etc.
  • Communicatie en coördinatie met exposanten en sponsoren
  • Coördinatie ter plekke (op- en afbouw stands)
  • Aansturing standbouwer en overige toeleveranciers
  • Facturering en inning sponsorgelden
  • Projectwebsite met eigen logo, branding en domeinnaam is mogelijk
Sponsoring en tentoonstelling
  • Onderzoek potentiële sponsors / standhouders
  • Opstellen sponsorplan / sponsorpakket / tijdschema
  • Creativiteit
  • Vakkennis
  • Medewerkers met commerciële achtergrond
  • Ervaring met medische industrie
Onsite Management
  • Ontvangst deelnemers
  • Vlotte registratieprocedure
  • Informatiepunt voor sprekers, organisatie, commissie, deelnemers, standhouders
  • Uitvoering draaiboek
  • Contactpersoon voor alle toeleveranciers
  • Personeelsmanagement
Sociaal- en partnerprogramma
  • Opzet, coördinatie en organisatie van alle sociale- en partnerprogramma’s
  • Welkomstreceptie
  • Diners
  • Partnerprogramma’s
  • Excursies
  • Vervoer
Secretariaat & online abstracthandling
  • Online abstract handling en reviewing
  • Correspondentie met auteurs en/of sprekers
  • Online toegang reviewers en organisatiecommissie
  • Algehele controle op uitvoering
Registratie en accreditatie
  • Online deelnemersregistratie en betalingsafhandeling (digitale)
  • Uitnodigingen en mailings
  • Bemiddeling bij hotelreserveringen en vluchten
  • Versturen van "invitation letters" naar buitenlandse ambassade
  • Aanvraag en verwerking van accreditatie
  • Certificaten
  • Evaluaties
  • Correspondentie met deelnemers
  • Financiële administratie
  • Online inzage in (actuele stand) aantal deelnemers
  • Produceren van badges en deelnemerslijsten
Projectmanagement
  • Draaiboek
  • Locatie
  • Catering
  • Audiovisuele middelen
  • Beveiliging
  • Vervoer
  • Sprekersbegeleiding
Promotie
  • Onderzoek doelgroep congres
  • Publiciteitsplan, PR-plan
  • Promotie bij andere gerelateerde congressen en beurzen
  • Pers; nieuwsmedia en vakbladen, advertenties
  • Relatiegeschenken en give-aways
Plan van aanpak en werkwijze

Op basis van het intake-gesprek ontvangt u een offerte. Na akkoord hierop, volgen:

  • Eerste inventarisatiegesprek en programmaopzet
  • Opzetten begroting/budgetbewaking
  • Opzetten planning Projectmanagement
  • Overleg met organisatiecommissie
  • Uitvoering bijeenkomst
  • Afhandeling/eindafrekening
  • Evaluatie

Medewerkers

Afdelingshoofd

  • Karin Jongbloed

Projectmanagers

  • Jeanine Mulders
  • Mariska Timmers
  • Yvonne Weijenhoven
  • Manon Drieshen

    Projectassistenten

    • Karin Clement
    • Henny van der Wal
    • Esther Djaspan
    • Linda van Weezep

    Financiële administratie

      • Cindy Boutkan
      • John Cheuk-Alam