AMC Congresorganisatie

AMC Congresorganisatie is gespecialiseerd in de realisatie van bijeenkomsten op het gebied van gezondheidszorg en (bio)medische wetenschappen. Deze bijeenkomsten worden zowel binnen als buiten het AMC georganiseerd en lopen uiteen van hoogwaardige, specialistische symposia tot grote medische (internationale) congressen.

Een deskundig team van tien vaste medewerkers biedt zijn opdrachtgevers een full service organisatie, waaronder de opstelling van een budget, financieel management, vervaardiging van een marketing- en communicatieplan, logistieke organisatie (locatie, audiovisuele middelen, catering), productie van drukwerk en mailingen, online registratie (inclusief beveiligde betaling), on-line abstractverwerking en -beoordeling, coördinatie wetenschappelijk programma, organisatie van tentoonstellingen en on-site management. AMC Congresorganisatie voert ook deelopdrachten uit.

Door de nauwe band met het AMC heeft de congresorganisatie korte communicatielijnen met vooraanstaande medici, (onderzoeks-)instituten en medisch gerelateerde bedrijven uit de hele wereld.

"Ik kijk terug op een zeer geslaagde middag, veel positieve reacties. Zonder AMC Congresorganisatie was dit niet zo geweest. Echt enorm bedankt! Op naar volgend jaar wat mij betreft."
Caroline Kooijman Coördinator buitenschools leren en docent Verpleegkunde HBO-V

AMC Congresorganisatie kenmerkt zich door een gedreven en flexibele opstelling: elke opdracht is maatwerk!

Diensten

AMC Congresorganisatie biedt een volledige service en ondersteuning bij medische kennisoverdracht, in de vorm van congressen, conferenties, nascholingen, symposia en tentoonstellingen. We ondersteunen u onder andere bij:

Plan van aanpak en werkwijze

Op basis van het intake-gesprek ontvangt u een offerte. Na akkoord hierop, volgen:

  • Eerste inventarisatiegesprek/programmaopzet
  • Opzetten begroting/budgetbewaking
  • Opzetten planning Projectmanagement
  • Overleg met organisatiecommissie
  • Uitvoering congres
  • Afhandeling/eindafrekening
  • Evaluatie
"Het was een groot genoegen ons EBRS congres samen met het AMC Congresbureau te organiseren. Ik was vooral onder de indruk van jullie lange termijn overzicht, jullie scherpe timing, jullie oog voor details, de actie op het juiste moment en vooral het niets en niemand vergeten."
Prof. dr. Andries Kalsbeek, hoogleraar Experimentele Neuroendocrinologie AMC
Advies en consultancy
  • Locatiekeuze
  • Bidprocedure
  • Plan van aanpak
  • Programma-indeling: vorm en/of opzet
  • Soort tentoonstelling: commercieel en/of wetenschappelijk
Promotie
  • Onderzoek doelgroep congres
  • Publiciteitsplan, PR-plan
  • Promotie bij andere gerelateerde congressen en beurzen
  • Pers; nieuwsmedia en vakbladen, advertenties
  • Relatiegeschenken en give-aways
Begroting en financieel
  • Opzet begroting
  • Budgetbeheer en budgetbewaking
  • Liquiditeitsprognose
  • Cashflow
  • Verzekering
Projectmanagement
  • Draaiboek
  • Locatie
  • Catering
  • Audiovisuele middelen
  • Beveiliging
  • Vervoer
  • Sprekersbegeleiding
Registratie en accreditatie
  • Online deelnemersregistratie en betalingsafhandeling (digitale)
  • Uitnodigingen en mailings
  • Bemiddeling bij hotelreserveringen en vluchten
  • Versturen van "invitation letters" naar buitenlandse ambassade
  • Aanvraag en verwerking van accreditatie
  • Certificaten
  • Evaluaties
  • Correspondentie met deelnemers
  • Financiële administratie
  • Online inzage in (actuele stand) aantal deelnemers
  • Produceren van badges en deelnemerslijsten
Secretariaat & online abstracthandling
  • Online abstract handling en reviewing
  • Correspondentie met auteurs en/of sprekers
  • Online toegang reviewers en organisatiecommissie
  • Algehele controle op uitvoering
Sociaal- en partnerprogramma
  • Opzet, coördinatie en organisatie van alle sociale- en partnerprogramma’s
  • Welkomstreceptie
  • Diners
  • Partnerprogramma’s
  • Excursies
  • Vervoer
Onsite Management
  • Ontvangst deelnemers
  • Vlotte registratieprocedure
  • Informatiepunt voor sprekers, organisatie, commissie, deelnemers, standhouders
  • Uitvoering draaiboek
  • Contactpersoon voor alle toeleveranciers
  • Personeelsmanagement
Sponsoring en tentoonstelling
  • Onderzoek potentiële sponsors / standhouders
  • Opstellen sponsorplan / sponsorpakket / tijdschema
  • Creativiteit
  • Vakkennis
  • Medewerkers met commerciële achtergrond
  • Ervaring met medische industrie
"Sinds 2001 werkt de Stichting Focus on Microscopy samen met AMC congresorganisatie voor het organiseren van een jaarlijks congres, dat afwisselend in Europa en Azië/Australië plaats vindt. Het succes van deze conferenties, groei van enkele honderden deelnemers naar meer dan 1000 in 2015, is in niet te onderschatten mate verbonden met de effectieve en plezierige ondersteuning op alle niveaus, die wij van AMC congresorganisatie hebben mogen ondervinden."
Prof. G.J. Brakenhoff, UvA, SILS - namens de Stichting Focus on Microscopy

Medewerkers

Afdelingshoofd

  • Karin Jongbloed

Projectmanagers

  • Jeanine Mulders
  • Mariska Timmers
  • Yvonne Weijenhoven

    Projectassistenten

    • Karin Clement
    • Marianne Ensel-Meerbeek
    • Henny van der Wal
    • Esther Djaspan
    • Linda van Weezep

      Financiële administratie

      • Cindy Boutkan
      • John Cheuk-Alam
      "Ik vond de samenwerking erg plezierig en de ondersteuning/organisatie bijzonder goed. De patiënt-deelnemers waren enorm lovend over jullie benadering en behulpzaamheid. Jij en jouw mensen waren een onmisbare succesfactor!"
      Prof. dr. Frans Nollet, revalidatiearts, hoofd afd Revalidatie AMC

    Contact

    Postadres

    Postbus 23213
    1100 DS Amsterdam

    Bezoekadres

    Hogeschool van Amsterdam
    Tafelbergweg 51
    3e Etage, vleugel C
    1105 BD Amsterdam

    Routebeschrijving