Wat kunnen wij voor u doen?
Amsterdam UMC Conferences & Events biedt een volledige service en ondersteuning bij medische kennisoverdracht, in de vorm van congressen, conferenties, nascholingen, symposia en tentoonstellingen. We ondersteunen u bij:
Aanvragen offerte en werkwijze
Op basis van een intakegesprek ontvangt u een offerte. Na akkoord hierop, volgen de volgende acties:
- Eerste inventarisatiegesprek en programmaopzet
- Opzetten begroting
- Opzetten planning
- Overleg met organisatiecommissie
- Uitvoering bijeenkomst
- Afhandeling/eindafrekening
- Evaluatie
Accreditatie
- Advies over het aanvragen van accreditatie
- Regelen van aanvraag en betaling
- Verwerking van accreditatiepunten in GAIA, de Gemeenschappelijke Accreditatie Internet Applicatie
- Uitreiking van (digitaal) certificaat
Abstract Handling
- Opzet en coördinatie indienen abstracts
- (Online) verzamelen, beoordelen en verwerken van abstracts
- Berichtgeving naar indieners
- Logistieke organisatie postersessie
- Productie programmaboek, abstractboek en/of digitaal alternatief
Deelnemersregistratie
- Gepersonaliseerde uitnodigingen en mailingen versturen naar doelgroep
- Betrouwbare online betaalmogelijkheden
- Verzorgen VISA Invitation Letters
- Beantwoorden van vragen van deelnemers; mailbox op naam project
- Afhandelen betalingen (iDeal, factuur, creditcard)
- Online inzage in aantal deelnemers voor opdrachtgever
- Produceren en leveren van badges, certificaten en deelnemerslijsten
- Beheer van data volgens privacywetgeving (AVG)
Financieel Management
- Opstellen en bewaken budget
- Financiële administratie
- Afhandelen betalingen (iDeal, factuur, credit card)
- Advies en verzorgen aanvraag Voorfinancierings- en Garantiefonds (VGF)
Marketing en promotie
- Begeleiding ontwerp, tekstredactie en (digitaal) drukwerk van communicatie-uitingen zoals uitnodigingen, advertenties, posters, brochures, programmaboek en abstractboek
- Vervaardigen van een projectwebsite en/of congress app
- Aanmaken persoonlijk project emailaccount
- Advisering stemsystemen en andere innovatieve interactieve werkvormen
- Inzet social media (Instagram, Twitter, LinkedIn, Facebook)
- Publicatie in congreskalenders
- Persberichten en -contacten
Onsite Management
- Opstellen van een draaiboek
- Coördinatie opbouw, inrichting en regie uitvoering
- Ontvangst deelnemers en sprekers
- Onsite registratie en betalingen
- Begeleiding sprekers en sponsoren
- Centraal aanspreekpunt
- Verzorgen van catering
- Regelen benodigde audiovisuele middelen
- Inhuren beveiliging
- Regelen van vervoer
Reis en verblijf congresdeelnemers
- Boeken van hotelkamers in de gewenste klassen via een hotel reserveringsbureau
- Coördinatie van de hotelkeuzes
- Afhandeling van de gemaakte hotelreserveringen door een hotel reserveringsbureau
- Regelen van vliegreis via reisbureau
Sponsoring en expositie
- Opstellen van sponsormogelijkheden
- Toepassen van geldende wet- en regelgeving, zoals CGR en GMH
- Mailing potentiële sponsoren
- Coördinatie gesponsorde onderdelen (advertenties, congrestassen, lanyards etc.)
- Verkoop en indeling stands
- Ontwerp expositieplattegrond
- Vervaardigen manual m.b.t. technische informatie omtrent standbouw, aanleveren, opbouw, inrichting etc.
- Communicatie en coördinatie met exposanten en sponsoren
- Coördinatie ter plekke (op- en afbouw stands)
- Aansturing standbouwer en overige toeleveranciers
- Facturering en inning sponsorgelden
- Projectwebsite met eigen logo, branding en domeinnaam is mogelijk